Nicht vorhersehbare Kostenexplosion infolge der Formularflut bei den neuen Steuererklärungen ab 2003

Der Sager, man könne infolge der Verwaltungsvereinfachung künftig seine Einkommensteuer auf einem Bierdeckel ausrechnen, verdrängt die Tatsache, dass vorerst die Bemessungsgrundlage zu ermitteln ist. Das Versprechen der Finanzverwaltung, ein System zur Vereinfachung der Steuererklärungen zu schaffen, damit jeder Steuerpflichtige selbst via Computer viel schneller und einfacher seine Steuererklärungen erstellen und pünktlich einreichen kann, mündet in eine Formularflut ungeahnten Ausmaßes. Aus den bisher 4 Seiten der Einkommensteuererklärung, wurden 8 Seiten mit 3 neuen umfangreichen Beilagen. Insgesamt bestehen 38 Formulare für die Einkommensteuer und 26 für die Umsatzsteuer. Der Schwerpunkt der Neugestaltung der Formulare betrifft aber das Ausfüllen von bestimmten Posten aus der Einnahmen-Ausgabenrechnung, der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, welche aus dem bestehenden Rechnungswesen (händisch!) abzuleiten sind. Daraus resultiert ein nichtkalkulierbarer Mehraufwand mit enormem Fehlerrisiko, welches zusätzliche Kontrollmaßnahmen erfordert. Hinzu kommen Softwarekosten für eventuelle Programmänderungen und Studium der Erläuterungen (die Ausfüllhilfe für E1 und E1a umfassen alleine 22 Seiten Kleingedrucktes), welche umfangreiches Fachwissen voraussetzen. Grundlagen also für die Eskalation eines Verwaltungsmonsters zu Lasten des Steuerpflichtigen und seines Beraters, die zu einer nicht kalkulierbaren Kostenexplosion führen.

Formulare im Überblick bei diversen Einkunftsarten

Termine und Einreichungsarten für die Steuererklärungen

:: Gesetzliche Termine

30. April des Folgejahres

Der bisherige Termin 31.März wurde auf 30.April für die Abgabe der Steuererklärungen in Papierform verlängert.

30. Juni des Folgejahres

Dieser Termin gilt für die elektronische Einreichung, welche dann verpflichtend ist, wenn schon bisher auf Grund der € 100.000,- Umsatzgrenze die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung der UVA besteht, bzw. die elektronische Einreichung nicht unzumutbar ist. Die elektronische Einreichung ist jedenfalls dann erforderlich, wenn sie durch den steuerlichen Vertreter erfolgen kann. Ab Mai 2004 bestehen die technischen Voraussetzungen, dass Unternehmer die Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Körperschaftsteuer für 2003 elektronisch übermitteln können.

30. September des Folgejahres

Termin für die Erklärung zur Arbeitnehmerpflichtveranlagung L1 gemäß § 41 Abs. 1 EStG (gleichgültig ob in Papierform oder auf elektronischem Wege).

Binnen fünf Jahren nach Ende des Veranlagungszeitraumes

Antrag auf freiwillige Arbeitnehmerveranlagung gemäß
§ 41 Abs. 2 EStG (gleichgültig, ob in Papierform oder auf elektronischem Wege).

:: Termine für Parteienvertreter und auf Antrag

Die gesetzlichen Termine gelten nicht für Parteienvertreter (z.B. Steuerberater, Anwälte etc.) und deren Klienten, sowie für Steuerpflichtige die rechtzeitig um Terminverlängerung ansuchen.

Kritische Schlussbemerkungen

:: Die Neugestaltung des Formularwesens erfolgte überfallsartig und rückwirkend, was bei der Ermittlung der von den neuen Formularen verlangten Daten aus dem bestehenden Rechnungswesen für 2003 zu umfangreicher Mehrarbeit führen wird (Hinweis auf Toleranzregelung - siehe unten).

:: Die neuen Anforderungen kommen aber auch für das Rechnungswesen des laufenden Jahres bereits zu spät, da Bilanz-, Ertrags- und Aufwandsgliederungen sinnvoller Weise am Beginn des Jahres zu installieren sind. Für 2004 gilt die Toleranzregelung aber nicht mehr!

:: EDV-Umstellungen im Gliederungsschema des Rechnungswesens im laufenden Jahr 2004 zu installieren ist nicht nur bereits zu spät, sondern es beinhaltet außerdem das Risiko, dass die Steuerreform 2004/2005 abermals tiefgreifende Änderungen mit sich bringt, wodurch die ganze Arbeit wieder vergebens wäre.

:: Welche Umgliederungsprobleme sich ergeben können, sei an folgenden Beispielen kurz dargestellt:

- KFZ-Kosten

Diese sind grundsätzlich in der KZ 9170 (ohne Afa, Leasing und Kilometergeld) einzutragen. Km-Gelder sind in KZ 9160, Afa in KZ 9130 und Leasing in KZ 9180 zu erfassen.

- Mietaufwand
Miet-, Pachtaufwand und Leasing sind in KZ 9180, Betriebskosten (Heizung, Energiebezüge, Reinigungskosten etc.) in KZ 9230 einzutragen. Pauschalmieten sind aufzuteilen.

- Toleranzregelung für 2003
Sollte ein rückwirkendes "Entzerren" (so die erlassmäßige Formulierung) von Aufwandposten arbeitsaufwändig sein, so bestehen keine Bedenken, wenn die Beträge unter der KZ 9230 eingetragen werden.

- Kriterien für die Betriebskennzahlen (KZ)
Sie orientieren sich am Österreichischen Einheitskontenrahmen (EKR)

:: Darstellungsprobleme

Grundsätzlich will das Finanzamt nur bestimmte ausgefüllte Formulare bekommen und keine weiteren Beilagen oder Belege, welche aber der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Dieser Grundsatz wird allerdings hinsichtlich des Jahresabschlusses eventueller Geschäfts- oder Wirtschaftsprüfungsberichte durchbrochen. Diese sind weiterhin in Papierform zu übermitteln und zwar auch bei elektronischer Übermittlung der Steuererklärungen. Ferner sind bestimmte Formulare noch nicht elektronisch einreichungsfähig (z.B. Komb24 bis 26, E6, K2 und 3 etc.)
Ausdrücklich ausgeschlossen von der Einreichung beim Finanzamt ist eine Aufstellung der Einnahmen-Ausgabenrechnung, sowohl bei der Einreichung in Papierform als auch im elektronischen Weg, mit Ausnahme bei E6, wie bei der Erklärung der Einkünfte aus Personengesellschaft bereits ausgeführt wurde.
Bei sonstigen Einkünften gemäß § 29 EStG sind dagegen die Einnahmen und Werbungskosten, sowohl bei elektronischer Einreichung als auch in Papierform in einer gesonderten Beilage darzustellen.
Bei Pauschalierungen ist die Ziffer 27 der Erläuterungen zu E1a genau zu studieren. Grundsätzlich sind in der KZ 9230 neben den pauschalierten Betriebsausgaben auch alle anderen nicht abpauschalierten Betriebsausgaben mit Ausnahme derjenigen einzutragen, die nicht in die KZ 9100 - 9220 einzutragen sind. (z.B. Sozialversicherungsbeiträge). Beim USt-Bruttosystem ist die Zahllast ebenfalls in KZ 9230, eine USt-Gutschrift aber in KZ 9090 einzutragen.

:: Unterschrift auf Finanzonline Steuererklärung?

Diese ist technisch bedingt bei der elektronischen Übermittlung nicht möglich. Durch die Anmeldung im Internet ist der Einreicher der Erklärung beim Finanzamt aber identifiziert und legitimiert. Dies gilt auch für den Parteienvertreter, der aber nur als Übermittler der Erklärung auftritt. Durch § 1 Abs. 5 der Finanz Online-Verordnung 2002 ist sichergestellt, dass ein vom Bevollmächtigten elektronisch eingereichtes Anbringen des Vollmachtgebers nicht als vom übermittelnden Bevollmächtigten unterschrieben anzusehen ist. Zu empfehlen ist jedenfalls, das Belegexemplar für den Akt -sowie bisher- vom Klienten unterschreiben zu lassen um eventuelle Haftungen auszuschließen.

:: Wem dient die Formularneugestaltung?

Der Verwaltungsvereinfachung, der "Easy Taxation" wie die Finanzverwaltung diese dem Steuerpflichtigen schmackhaft machen will? Wie oben dargestellt, bürdet sie - vor allem durch die überfallsartige Einführung - dem Steuerpflichtigen empfindliche Verwaltungsmehrarbeit auf. Vorteile daraus zieht aber ausschließlich der Fiskus, da er Daten geliefert bekommt, welche ihm zu einer vergleichenden Branchenanalyse und Nachkalkulation für "Außenprüfungen" (so heißen in Zukunft Betriebsprüfungen) dienen. Seitens des BMF werden ja bereits strengere Steuerprüfungen angekündigt, wobei eine Ausweitung des Prüfungszeitraumes von bisher 3 auf 5 Jahre geplant ist. Von den 3 auslösenden Kriterien für eine Außenprüfung: 10 Jahresrhythmus, Zufallsgenerator und vermutete Unregelmäßigkeit, wird sich dank der vom Steuerpflichtigen an den Fiskus gelieferten Daten der Schwerpunkt wohl auf das letzte Kriterium verlagern. Der exakten Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu den betreffenden Betriebskennzahlen wird in Zukunft daher aus diesem Grund erhöhte Bedeutung zukommen, um zu vermeiden, dass das Finanzamt aus rein formellen Gründen eine Unregelmäßigkeit vermutet.

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